Maanantaiaamu ei ala selvitystyöllä
Monessa myyntitiimissä viikko alkaa samalla tavalla: joku kysyy, missä vaiheessa tärkeä tarjous on, toinen tarkistaa sähköpostista viimeisimmän vastauksen ja kolmas yrittää muistella, sovittiinko asiakkaan kanssa seuraavasta tapaamisesta vai jäikö asia vain puheeksi.
Tähän kuluu helposti ensimmäinen tunti ennen kuin kukaan ehtii tehdä varsinaista myyntityötä.
Kun asiakkaiden tilanteet, sovitut tehtävät ja seuraavat askeleet löytyvät samasta näkymästä, aamun voi aloittaa suoraan tekemisellä. Myyjä näkee omat tärkeimmät asiansa, tiiminvetäjä kokonaisuuden ja yrittäjä sen, missä kohtaa tarvitaan päätöksiä tai apua.
Kaikkea ei tarvitse kysyä erikseen
Yhteisen tilannekuvan hyöty näkyy erityisesti pienessä tiimissä, jossa ihmiset tekevät monta asiaa yhtä aikaa. Myyjä voi olla asiakastapaamisessa, yrittäjä tarjouksen viimeistelyssä ja projektivastaava jo toteuttamassa aiemmin sovittua työtä.
Jos tieto kulkee vain yksittäisten ihmisten muistin, sähköpostien ja pikaviestien kautta, muut joutuvat jatkuvasti keskeyttämään toisensa:
- “Mitä asiakkaan kanssa sovittiin?”
- “Onko tarjous jo lähetetty?”
- “Kuka hoitaa tämän ennen perjantaita?”
- “Voinko luvata asiakkaalle, että asia etenee tällä viikolla?”
SignalFlow360 kokoaa keskustelujen, tapaamisten ja tehtävien olennaiset tiedot samaan paikkaan. Näin vastausta ei tarvitse metsästää useasta kanavasta tai odottaa, että oikea henkilö ehtii linjoille.
Palaveri muuttuu päivityskierroksesta päätöksenteoksi
Tilannepalaveri on hyödyllinen silloin, kun siinä ratkaistaan asioita. Se on kallis tapa vaihtaa kuulumisia, jos jokainen käyttää vuorollaan viisi minuuttia oman tilanteensa kertomiseen.
Kun perustiedot ovat jo kaikkien nähtävissä, palaverissa voidaan keskittyä esimerkiksi näihin kysymyksiin:
- Mihin asiakkaisiin käytämme tällä viikolla eniten aikaa?
- Missä tarjous tarvitsee vielä tarkennusta?
- Onko jokin sovittu tehtävä jäämässä aikataulusta?
- Kuka ottaa seuraavan askeleen ja milloin?
Tämä tekee kokouksista lyhyempiä ja päätöksistä selkeämpiä. Samalla ne, joiden ei tarvitse olla mukana, voivat jatkaa omaa työtään ilman uutta kalenterimerkintää.
Yrittäjä saa rauhan seurata kokonaisuutta
Yrittäjän arjessa ongelma ei yleensä ole tiedon puute vaan se, että tieto on hajallaan. Päivän aikana tulee kysymyksiä myynnistä, toimituksista, laskutuksesta ja asiakkaiden tilanteista. Kaikkiin ei voi perehtyä itse alusta asti.
Yhteinen näkymä auttaa näkemään, missä työ etenee normaalisti ja missä tarvitaan huomiota. Jos asiakkaalle ei ole merkitty seuraavaa yhteydenottoa tai tarjous on ollut pitkään ilman päivitystä, asia tulee esiin ilman erillistä kyselykierrosta.
Tämä ei tarkoita jatkuvaa valvontaa. Päinvastoin: kun sovitut asiat ovat näkyvissä, ihmisten ei tarvitse todistella työn etenemistä viesteillä ja raporteilla.
Työpäivän lopussa tiedät, mikä jäi kesken
Hyvä järjestelmä ei poista kaikkia kiireisiä päiviä. Se poistaa kuitenkin turhaa epävarmuutta. Myyjä tietää, mitkä asiakkaat tarvitsevat yhteydenoton. Tiiminvetäjä näkee, missä tarvitaan tukea. Yrittäjä voi lopettaa päivän ilman tunnetta siitä, että jokin tärkeä asia on ehkä unohtunut.
SignalFlow360:n konkreettinen hyöty syntyy siitä, että yhteinen tilanne ei ole yhden ihmisen muistin varassa. Kun seuraavat askeleet ja vastuut ovat näkyvissä, tiimi käyttää aikansa asiakkaiden auttamiseen ja päätösten tekemiseen – ei toistensa ajan tasalle saattamiseen.